Gestion des documents par Iron Mountain Connect
Création d'un conteneur
·Verrouillez les champs de manière à conserver les données indiquées dans ces champs afin de les réutiliser dans vos futures archives. Cliquez surVerrouiller.
·Cliquez sur Enregistrer et ajouterpour créer d'autres conteneurs.
·Cliquez sur Ajouter des dossierspour créer et ajouter des fichiers à ce conteneur.
Calcul automatique à partir de la date de la configuration
La gestion des archives par Iron Mountain Connect calcule automatiquement la rétention pour tous les conteneurs que vous créez, dès que vous avez opté pour l'utilisation de la fonctionnalité de rétention. Les conteneurs créés avant la date de configuration ne sont pas convertis pour utiliser les calculs de rétention automatiques et n'ont pas besoin d'être mis à jour.
a.Saisissez ou recherchez un code d'archivepour trouver des codes existants.
b.La période d'éligibilité à la destruction associée au code d'archive s'applique par défaut au descriptif conteneur :
- Indéfinie : destruction repoussée indéfiniment au-delà d'une date précise ; Indéfinie s'affiche dans le champ Date d'éligibilité à la destruction. Laissez ce paramètre défini sur Indéfinie ou saisissez une date pour contourner la période indéfinie d'éligibilité à la destruction.
REMARQUE : si vous créez un conteneur avec une période d'éligibilité à la destruction réglée sur Indéfinie, la période d'éligibilité à la destruction s'affiche comme Indéfinie lorsque vous affichez l'archive.
- Permanente : destruction repoussée en permanence ; Permanente s'affiche dans le champ Période d'éligibilité à la destruction
- Non définie : date de destruction non définie ; Non définie s'affiche dans le champ Période d'éligibilité à la destruction
- Figée : les formules intégrées au code d'archive calculent automatiquement la date qui s'affiche dans le champ Période d'éligibilité à la destruction
REMARQUE : si vous sélectionnez un code d'archive Figée et si le champ référencé par la formule est vide, l'application Gestion des archives par Iron Mountain Connect définit la période d'éligibilité à la destruction sur Non définie et la date n'est pas calculée. Par exemple, si le calcul est défini sur cinq ans après la date de création et que le champ Date de création du conteneur est vide, la période d'éligibilité à la destruction est réglée sur Non définie.
Si vous sélectionnez un code d'archive Figée et que vous renseignez le champ référencé avec la formule APRÈS avoir sélectionné le code d'archive, la gestion des archives par Iron Mountain Connect calcule la date d'ENREGISTREMENT de l'archive.
Calcul automatique pour tous les nouveaux conteneurs
La gestion des archives par Iron Mountain Connect calcule automatiquement la rétention pour tous les conteneurs (nouveaux et existants).
a.Saisissez ou recherchez un code d'archivepour trouver des codes existants.
b.La période d'éligibilité à la destruction associée au code d'archive s'applique par défaut au descriptif conteneur :
- Indéfinie : destruction repoussée indéfiniment au-delà d'une date précise ; Indéfinie s'affiche dans le champ Date d'éligibilité à la destruction. Laissez ce paramètre défini sur Indéfinie ou saisissez une date pour contourner la période indéfinie d'éligibilité à la destruction.
REMARQUE :si vous créez un conteneur avec une période d'éligibilité à la destruction réglée sur Indéfinie, la période d'éligibilité à la destruction s'affiche comme Indéfinie lorsque vous affichez l'archive.
- Permanente : destruction repoussée en permanence ; Permanente s'affiche dans le champ Période d'éligibilité à la destruction.
- Non définie : date de destruction non définie ; Non définie s'affiche dans le champ Période d'éligibilité à la destruction.
- Figée : les formules intégrées au code d'archive calculent automatiquement la date qui s'affiche dans le champ Période d'éligibilité à la destruction.
REMARQUE : si vous sélectionnez un code d'archive Figée et si le champ référencé par la formule est vide, l'application Gestion des archives par Iron Mountain Connect définit la période d'éligibilité à la destruction sur Non définie et la date n'est pas calculée. Par exemple, si le calcul est défini sur cinq ans après la date de création et que le champ Date de création du conteneur est vide, la période d'éligibilité à la destruction est réglée sur Non définie.
Si vous sélectionnez un code d'archive Figée et que vous renseignez le champ référencé avec la formule APRÈS avoir sélectionné le code d'archive, la gestion des archives par Iron Mountain Connect calcule la date d'ENREGISTREMENT de l'archive.
Contournement manuel des calculs automatiques
Votre organisation peut contourner manuellement les calculs automatiques lorsque cela s'avère nécessaire, afin de tenir compte des exceptions. Les champs Indicateur de destruction et Date d'éligibilité à la destruction sont des champs à compléter manuellement. Ils permettent de contourner la période d'éligibilité à la destruction d'un code d'archive.
a.Saisissez ou recherchez un code d'archivepour trouver des codes existants.
b.La période d'éligibilité à la destruction associée au code d'archive s'applique par défaut au descriptif conteneur :
- Indéfinie : destruction repoussée indéfiniment au-delà d'une date précise ; Indéfinie s'affiche dans le champ Date d'éligibilité à la destruction. Laissez ce paramètre défini sur Indéfinie ou saisissez une date pour contourner la période indéfinie d'éligibilité à la destruction.
REMARQUE : si vous créez un conteneur avec une période d'éligibilité à la destruction réglée sur Indéfinie, la période d'éligibilité à la destruction s'affiche comme Indéfinie lorsque vous affichez l'archive.
- Permanente : destruction repoussée en permanence ; l'application Gestion des archives par Iron Mountain Connect affiche automatiquement Permanente dans le champ Période d'éligibilité à la destruction.
- Non définie : date de destruction non définie ; l'application Gestion des archives par Iron Mountain Connect affiche automatiquement Non définie dans le champ Période d'éligibilité à la destruction.
- Figée : les formules intégrées au code d'archive calculent automatiquement la date qui s'affiche dans le champ Période d'éligibilité à la destruction
c.Pour contourner manuellement la période d'éligibilité à la destruction, sélectionnez soit un indicateur de destruction, soit une date d'éligibilité à la destruction.
REMARQUE : si vous avez configuré un contournement manuel, mais que vous souhaitez effectuer des calculs automatiques, laissez les champs Indicateur de destruction et Date d'éligibilité à la destruction vides. La gestion des archives par Iron Mountain Connect calcule automatiquement la période d'éligibilité à la destruction en fonction du code d'archive sélectionné.
Si vous sélectionnez un code d'archive Figée et que vous renseignez le champ référencé avec la formule APRÈS avoir sélectionné le code d'archive, la gestion des archives par Iron Mountain Connect calcule la date d'ENREGISTREMENT de l'archive.
La rétention N'est PAS calculée
Si votre organisation n'utilise pas la gestion des archives par Iron Mountain Connect pour calculer la rétention, le code d'archive et les données de destruction que vous saisissez ont uniquement une valeur informative. Aucun calcul automatique n'est effectué. Votre administrateur système peut utiliser un formulaire conteneur personnalisé pour désactiver le champ Code d'archive. Celui-ci n'apparaît alors pas dans la fenêtre Détails du conteneur.
a. Si ce champ est activé, saisissez un code d'archive ou effectuez une recherche parmi les codes existants. Les organisations qui n'utilisent pas la gestion des archives par Iron Mountain Connect pour calculer la rétention n'ont pas besoin de valider des codes d'archive. Si votre organisation valide des codes d'archive, vous devez saisir un code existant ou le rechercher et le sélectionner dans SafeKeeperPLUS.
Chaque code d'archive est associé à une période d'éligibilité à la destruction :
·Indéfinie
·Permanente
·Non définie
·Figée
b. Sélectionnez soit un indicateur de destruction, soit une date d'éligibilité à la destruction. Cette saisie permet de contourner la date d'éligibilité à la destruction associée au code d'archive.
·Cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer ce conteneur et revenir à l'écran Liste d'enlèvement où s'affichera le conteneur.
·Cliquez sur Enregistrer et ajouter pour créer d'autres conteneurs.
·Cliquez sur Ajouter des dossiers pour créer et ajouter des fichiers à ce conteneur.
REMARQUE : si un champ contient des données non valides, ou si un champ requis est vide, le champ apparaît en surbrillance lorsque vous essayez d'ajouter l'archive. Corrigez votre saisie, puis cliquez sur Ajouter une archive.